Jak Lisek.App zwiększył dostępność produktów nawet do 98% i przyspieszył rotację zapasów z Occubee?
- Klient:
- Lisek.App
- Okres współpracy:
- marzec 2023 – nadal
- Branża:
- FMCG
Lisek.App to sklep pod ręką, w telefonie. Działa w 9 miastach w Polsce i zapewnia możliwość zrobienia zakupów wygodnie, z ekspresową dostawą. Oferuje artykuły spożywcze, kosmetyczne, chemiczne, dla dzieci i zwierząt. Funkcjonuje w modelu quick commerce (q-commerce), w którym kluczowy jest krótki czas dostawy.
Właścicielem marki jest Zorro Delivery Sp. z o.o., prężnie rozwijający się start-up, który sukcesywnie zmierza ku pozycji lidera na polskim rynku e-grocery. Firma posiada sieć dark store’ów – to tu kurierzy odbierają produkty, które później dostarczają bezpośrednio do klientów.
Background
i wyzwania
Lisek.App operuje w bardzo dynamicznym środowisku q-commerce, w którym klienci oczekują natychmiastowej dostępności produktów. Podjęcie decyzji o tym, które produkty, w jakiej ilości i kiedy zamówić do dark store’ów stanowi nie lada wyzwanie. Zwłaszcza, kiedy kalkulacje są prowadzone w Excelu, którego „pojemność” i moc obliczeniowa są ograniczone. W przypadku ok. 105.000 towaro-lokalizacji taka metoda działania staje się ekstremalnie niewydajna.
Co więcej, w decyzjach o zatowarowaniu należy wziąć pod uwagę nie tylko prognozowany popyt na produkty, ale także m.in. stan produktu we wszystkich dark store’ach i magazynach, pojemności magazynów, towar będący już w drodze, parametry ilościowe i inne. Konieczne jest też spełnienie wymagań poszczególnych dostawców dotyczących minimów zakupowych – kosztowych i ilościowych.
Jako że w asortymencie Lisek.App znajdują się produkty z kategorii ultrafresh, tj. świeże pieczywo, warzywa i owoce, mięso, trzeba uwzględnić ponadto ich daty ważności. Problemem jest bowiem marnowanie żywności z powodu przekroczenia terminu przydatności do spożycia, które generuje istotne straty finansowe.
Również sposób uzupełniania zapasów w magazynach i dark store’ach powoduje konieczność zwinnych i proaktywnych działań. Lisek.App wykorzystuje model cross-dock, czyli tzw. przeładunek kompletacyjny. Wybrane produkty zamawia do centralnego magazynu cross-dockowego, w którym są sortowane, a następnie wysyłane do dark store’ów, bez dłuższego przechowywania. Z kolei inne kategorie produktów, np. pieczywo, są dostarczane bezpośrednio do dark store’ów przez lokalnych dostawców, z pominięciem magazynu. Rotacja zapasów wynosi średnio 22 dni.
Wraz z rozwojem biznesu, rozszerzeniem asortymentu i dynamicznymi wzrostami sprzedaży, wzrósł poziom skomplikowania procesu zarządzania zapasami. Dążenie do niezawodności i spełniania wysokich oczekiwań klientów, wymagało wprowadzenia daleko idącej automatyzacji w działaniach operacyjnych.
Początkowo zarządzaliśmy zapasami ręcznie, przy użyciu ogromnych plików Excel. To sprawdzało się w małej skali, ale wraz ze wzrostem firmy stało się niewydajne. Gdybyśmy nadal korzystali z tych metod, nasz zespół musiałby być dwa razy większy, by obsłużyć setki zamówień do dostawców dziennie
– mówi Michał Mazur, Head of Supply Chain and Operations Excellence w Lisek.App.
Cele i kierunki
zmian
Przedstawiciele zespołu zarządzającego łańcuchem dostaw w Lisek.App poszukiwali rozwiązania, które pozwoli im zoptymalizować zatowarowanie magazynów i dark store’ów.
Optymalizacja ta miała prowadzić do:
- wzrostu dostępności towarów poprzez zmniejszenie out-of-stocków,
- redukcji strat (waste’u) poprzez redukcję overstocków na produktach spożywczych,
- zmniejszenia kapitału zaalokowanego w zapasach,
- zwiększenia rotacji zapasów,
- automatyzacji procesów prognozowania sprzedaży i generowania zamówień do dostawców.
Niezbędne do realizacji tych celów było sięgnięcie po zaawansowane algorytmy sztucznej inteligencji i modele uczenia maszynowego. Dzięki nim możliwa stała się kompleksowa i szczegółowa analiza danych, uwzględniająca szereg nowych informacji, takich jak kalendarz świąt i wydarzeń specjalnych (np. niedziele handlowe), które wcześniej nie były brane pod uwagę przez specjalistów wykonujących obliczenia w Excelu.
Wdrożenie
Occubee
Zakres wdrożenia Occubee w Lisek.App obejmował funkcjonalności związane z:
- – prognozowaniem sprzedaży w oparciu o modele ML (Machine Learning),
- – automatycznym wyliczaniem zapotrzebowań na produkty dla dark store’ów i magazynów,
- – automatycznym generowaniem poleceń komisjonowania do lokalnych dostawców oraz do magazynów,
- – automatycznym generowaniem zamówień do dostawców zaopatrujących magazyny.
W ramach wdrożenia zespół data scientistów Occubee przygotował dwa modele uczenia maszynowego (ang. Machine Learning), które początkowo były wykorzystywane do prognozowania ok. 65% asortymentu. Pozostała część asortymentu była prognozowana z użyciem metod statystycznych, głównie z uwagi na sprzedaż rzadką. Aktualnie cały asortyment jest prognozowany z użyciem modelu ML.
Wszystkie procesy biznesowe obsługiwane przez Occubee zostały sparametryzowane zgodnie z wymaganiami klienta. W generowanych zapotrzebowaniach na produkty system bierze pod uwagę m.in. towar w drodze i zdefiniowane poziomy minimum / optimum / maksimum docelowego stanu magazynowego produktów. Uwzględnia też różne strategie biznesowe, które określają np. kolejność wypełniania magazynów.
W oparciu o zapotrzebowania, system tworzy polecenia komisjonowania i zamówienia do dostawców. Tu także generowane wyniki zależą od zdefiniowanych parametrów – m.in. minimów i jednostek logistycznych – oraz wybranych strategii zatowarowania dark store’ów i magazynów. W zamówieniach do dostawców Occubee uwzględnia lead time oraz kalendarz dni wolnych u dostawców. Dzięki temu z odpowiednim wyprzedzeniem generuje zamówienia na takie terminy, które pozwolą zapewnić wymaganą na dany okres czasu dostępność towarów.
Lisek.App działa w specyficznym modelu biznesowym. Zamiast tradycyjnych sklepów posiada sieć dark store’ów, a zamiast standardowego magazynu centralnego obsługuje złożoną strukturę magazynów i platformę cross-dock. Kluczowe w naszej współpracy było to, aby odzwierciedlić tę charakterystykę biznesu w Occubee i odpowiednio dostosować funkcjonalności systemu do wymagań klienta. Osiągnęliśmy to nie tylko dzięki elastyczności naszej platformy, ale przede wszystkim dzięki bliskiej współpracy obu zespołów. Myślę, że nie bez znaczenia był fakt, że przy tym wdrożeniu spotkały się dwie organizacje o podobnym, start-upowym DNA, które myślą i działają w sposób dynamiczny, zwinny i smart. To spotkanie wspólnych wartości pozwoliło nam szybko iterować i wdrożyć rozwiązanie, które realnie wspiera efektywność operacyjną klienta, optymalizując zarządzanie zapasami
– mówi Michał Koziara, Chief Operating Officer w Occubee S.A.
Korzyści i impact
na biznes klienta
Wdrożenie systemu Occubee w Lisek.App przyczyniło się do optymalizacji procesu zatowarowania dark store’ów i magazynów. W efekcie zwiększyła się dostępność produktów, straty zostały zredukowane, a kapitał uwolniony z zapasów magazynowych pracuje tam, gdzie może przynieść największy zwrot z inwestycji. Automatyzacja wybranych procesów zarządzania zapasami, w tym generowania zamówień do dostawców, wpłynęła na istotne zwiększenie efektywności operacyjnej.
W okresie korzystania z Occubee wartość koszyka zakupowego w Lisek.App wzrosła dwukrotnie, na co wpływ miało wiele czynników, w tym zwiększenie dostępności produktów. Dzięki wykorzystaniu precyzyjnych prognoz sprzedaży, dostępność wzrosła do poziomu 94%, a w przypadku kluczowych grup produktów sięga nawet 98%.
Jednocześnie zmniejszona została ilość kapitału zaangażowanego w zapasy. Stało się to m.in. dzięki przyspieszeniu rotacji zapasów. W przeszłości średnia liczba dni, w których firma sprzedawała swoje zapasy (Days Inventory Outstanding) wynosiła 40 dni, a została zredukowana do 22 dni. To pozytywnie wpłynęło na efektywność finansową przedsiębiorstwa.
Tym, co w branży FMCG ma newralgiczne znaczenie jest poziom marnotrawstwa, czyli waste. Dotyczy to zwłaszcza żywności. W tym obszarze system umożliwił lepszą kontrolę nad kategorią ultrafresh. W oparciu o wyniki zaawansowanego prognozowania zostały zredukowane overstocki, co pozwoliło zmniejszyć ilość żywności marnowanej z powodu przeterminowania. W przypadku produktów suchych, takich jak makarony, kasze, orzechy czy cukier, straty zostały niemal całkowicie wyeliminowane.
Działanie Occubee zmieniło codzienną pracę zespołu odpowiedzialnego za łańcuch dostaw. Ręczne przygotowywanie zamówień do dostawców, które zajmowało kilka godzin dziennie, teraz odbywa się automatycznie. Ryzyko błędów, które występowały podczas pracy na dużych arkuszach Excel, zostało zminimalizowane. Choć liczba dostawców zwiększyła się blisko czterokrotnie, to liczba osób w zespole obsługującym zatowarowanie magazynów i dark store’ów pozostała bez zmian. Co więcej, dzięki automatyzacji specjaliści zyskali czas, który dziś wykorzystują na podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych i dalszą optymalizację procesów.
Przejście na w pełni automatyczny tryb pracy wymagało zaufania do systemu. Budowaliśmy je w toku intensywnej współpracy z zespołem Occubee. Zauważyliśmy, że po kilku tygodniach działania, system potrafi zamawiać tak samo dobrze lub lepiej niż człowiek. Nasza ingerencja w działanie platformy jest minimalna. Mimo to mam większe poczucie kontroli nad procesami. Wiem, że jeśli tylko zaistnieje taka potrzeba, to możemy sterować parametrami systemu i dopasować je do nowych wymagań. Przy tak dynamicznie rosnącej skali działania jak nasza, to daje mi ogromny komfort
– komentuje Michał Mazur, Head of Supply Chain and Operations Excellence w Lisek.App.
Rezultaty w skrócie
