Twój zakres obowiązków
- Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarządzanie informacjami poufnymi.
- Dbałość nad kompleksowym obiegiem i archiwizacją dokumentów.
- Zamawianie i dysponowanie materiałami biurowymi, nadzorowanie zapasów.
- Zapewnienie kompleksowego wsparcia pracy Zarządu w codziennych obowiązkach i projektach.
- Organizacja i obsługa spotkań, wyjazdów służbowych i wyjazdów firmowych.
- Przygotowywanie dokumentów i materiałów na spotkania i wyjazdy.
- Wystawianie i przyjmowanie faktur.
- Kontakt z klientami w procesie regulowania płatności.
- Opracowanie dokumentów dla księgowości (skanowanie i opisywanie faktur, pilnowanie procedur).
- Dbanie o wizerunek firmy, estetykę biura, sal konferencyjnych, części wspólnych.
- Wsparcie w procesie ewidencji czasu pracy pracowników.
- Wsparcie i nadzór w zakresie szkoleń BHP pracowników.
- Bliska współpraca z Managerami raportującymi do Zarządu, koordynacja terminów i przepływu informacji.
- Organizacja innych bieżących spraw zleconych przez Prezesa Zarządu.
- Zarządzanie kalendarzem spotkań, monitorowanie terminów i przypominanie o ważnych zadaniach.
Nasze wymagania
- Minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (zarówno w mowie, jak i piśmie), min. B2.
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem.
- Biegła obsługa pakietu Microsoft Office.
- Doświadczenie w obsłudze faktur oraz współpracy z działem księgowości.
- Wysoka kultura osobista i umiejętność efektywnej komunikacji.
- Elastyczność w reagowaniu na zmieniające się priorytety i potrzeby zarządu.
- Znajomość procedur związanych z obiegiem dokumentów i archiwizacją.
- Umiejętność zarządzania kalendarzem spotkań oraz koordynowania terminów
- 4
Zaaplikuj
